Що таке цифрові дані та навіщо їх резервувати?
Сьогодні будь-яка компанія користується цифровими даними. Це може бути кілька таблиць в Excel, а може бути ціла база даних. Давайте уявимо середньостатистичну компанію, яка щось виробляє і продає. У компанії умовно або згідно з регламентом існує кілька відділів, кожен з яких займається своєю справою.
Ці відділи взаємодіють між собою, передаючи інформацію або використовуючи її спільно. Цифрові дані - це і є та інформація, яку використовують співробітники підприємства і зберігається вона в електронному вигляді. Давайте розглянемо декілька прикладів, де можуть зберігатися дані
На схемі 1 зображено використання даних різними відділами в процесі взаємодії. Системи зберігання даних відзначені помаранчевим кольором. Розглянемо кожну систему окремо.
Web сайт компанії - знаходиться на web сервері, складається з файлів і бази даних. Як правило використовується тільки відділом продажів, який отримує заявки від потенційних клієнтів. У разі просунутого інтернет-магазину може бути також використаний відділами логістики та складу, або інтегрований з CRM системою і системою обліку товарів.
Поштовий сервер - може розташовуватися окремо як поштовий сервер, складається з файлів (листи і вкладення). Використовується всіма відділами, як для зовнішнього, так і для внутрішньої взаємодії.
Сервер IP телефонії - як правило окремий сервер. Крім самого функціонала (маршрутизація), цінність представляють історія дзвінків (база даних) і файли із записами розмов. Використовується всіма відділами.
База даних - тут можливі різні варіації, це також сервер, який містить інформацію про облік більшості бізнес процесів підприємства. Це може бути CRM система, система обліку підприємства або якийсь самописний комплекс. Така система зберігає інформацію про продажі, закупівлі, постачання, фінанси і т.д. Складається з файлів і бази даних. Використовується відділами продажів, постачання, бухгалтерії, логістики.
ПЗ бухгалтера - спеціалізоване програмне забезпечення використовується для здійснення оплат, обліку та звітності в контрольовані органи. До цього числа входять програми клієнти, такі як клієнт-банк, які не потребують резервування, крім ключів і такі як Медок та 1С з наявністю бази даних, яку також потрібно резервувати. Використовується виключно бухгалтерами.
А тепер давайте уявімо, що ці дані раптово загубилися. Як швидко ви зможете продовжити роботу підприємства? Які наслідки це принесе? Наявність сервера, що виконує ту чи іншу функцію можна розділити на дві цінності - це конфігурація і дані.
Конфігурація - це те, що змушує ваш сервер виконувати свою функцію, згідно з інструкціями, які набудували системні адміністратори за вашими вимогами. Наприклад, у випадку з поштовим сервером - це наявність поштових скриньок, захист від спаму, групи розсилки і т.д. Сама конфігурація хоч і унікальна в своєму роді, але відновлююча. Тобто в результаті її втрати ви втрачаєте час і ресурси ваших фахівців з налаштування. Основна цінність звичайно це час, він може завдати значної шкоди вашому бізнесу.
Дані - це результат взаємодії ваших систем і співробітників (користувачів). Це інформація яка накопичується в процесі роботи вашого підприємства. Виконані замовлення, листи, дзвінки, аналітика і багато іншого. Ця інформація є унікальною і практично не підлягає відновленню. Тому вона набагато важливіше конфігурації і у випадку її втрати наслідки можуть бути дуже серйозні.
Почнемо з простого. Наприклад ви втратили поштовий сервер. До відновлення його роботи ви не зможете отримувати заявки по електронній пошті, робити розсилку і відправляти листи клієнтам і партнерам. В даному випадку є невелика альтернатива, телефонний зв'язок і використання безкоштовних акаунтів типу gmail і ukr.net.
Проте поштовий сервер потрібно відновити. Якщо у вас немає ніяких резервних копій, сервер Вам потрібно створювати з нуля. Вам, мається на увазі вашим системним адміністраторам, під ваших чуйним керівництвом. Для цього знадобитися технічне завдання.
Якщо в процесі удосконалення сервера (воно є завжди, тому що процеси оптимізуються, співробітники змінюються і т.д.) не вівся облік контролю версій або не була описана функціональність, все доведеться робити спочатку. На цьому етапі (відновлення конфігурації) ви можете приблизно оцінити час, який Ваше підприємство проживе без поштового сервера і оцінити падіння ефективності роботи, як наслідок падіння прибутку або додаткові витрати.
А ось наступний етап складніший, необхідно оцінити втрату листів і вкладень в них. Наскільки ця інформація важлива, залежить від специфіки підприємства. Звичайно, слід врахувати, що сьогодні такі речі як поштовий сервер і сайт (який поміщається в share hosting) компанії зберігають в хостингових компаніях, в яких резервування присутнє, так би мовити з коробки.
Тому втратити дані там складніше. Але навіть в цьому випадку ми рекомендуємо зберігати резервні копії окремо від хостингу. Ускладнюємо ситуацію. Після відмови сервера безслідно зникла основна база даних. Та сама, яка зберігає в собі інформацію про продажі, закупівлі, постачання, фінансах і т.д. Що в цьому випадку?
Повний хаос. Склад не знає що відвантажувати, скільки одиниць товару залишилося. Виробництво не отримає нові замовлення, логістика не зможе відправити поточні. Думаю далі продовжувати немає сенсу. Підприємство паралізовано і відновити його роботу дуже складно. Щоб порахувати збитки досить поєднати середній дохід підприємства в день плюс витрати на створення нової інфраструктури.
Є одна хороша приказка «Системні адміністратори діляться на два типи, ті які ще не роблять backup-и і ті, які ВЖЕ роблять». Так давайте ж вчитися на чужих помилках, а не на своїх. Само собою, резервування - це процес, який вимагає певних ресурсів і кількість їх залежить від обсягу і важливості даних. Це як страхування, платиш регулярно, отримуєш за подією.
Витрати на резервування, один з відштовхуючих факторів. Кожен думає, що з ним це не станеться і вкладати гроші в систему резервування не має сенсу. Але, часом трапляється і наслідки Вам вже відомі. Подумайте і приймайте рішення прямо зараз.
- виходу з ладу основного накопичувача;
- від програмних збоїв (crash бази, системну помилку і т.д.);
- втручань ззовні (злом з метою знищити дані або скомпрометувати їх); людського фактора (випадкова зміна / видалення інформації користувачем).
- фізична поломка сервера (поломка, внаслідок якої вийшли з ладу всі комплектуючі, в тому числі і накопичувачі)
- крадіжка (так, буває техніку крадуть)
- вилучення техніки («перевірка» правоохоронними органами, яка може тривати не один місяць), катаклізми (пожежа, повінь, ураган)
- прораховуємо приблизну суму матеріального збитку, який понесе компанія в одиницю часу (X умовних одиниць за годину.);
- запускаємо тестовий процес відновлення даних і засікаємо час, яке для цього знадобиться (Y годин).
- 1. Максимально знизити обсяг резервованих даних. Необхідно провести аналіз і проставити маркери важливості. При необхідності сортувати дані. Ввести квоти на зберігання даних, заборонити співробітникам зберігати особисті дані на серверах і загальних сховищах. Встановити термін актуальності і періодично очищати або архівувати в окреме місце застарілі дані
- 2. Вибір способу резервування. Зовсім необов'язково в певний період часу резервувати абсолютно всі дані. Можна використовувати додаткове або різницеве резервування. В цьому випадку будуть резервуватися тільки ті дані, які змінилися з моменту останнього копіювання. Таким чином можна значно зменшити обсяг і час резервування.
- 3. Серверна частина. Практично завжди є можливість резервувати окремі конфіги замість повної копії сервера. Але тут необхідно визначитися, що важливіше, обсяг або час відновлення.
- час резервування даних
- час відновлення даних
- обсяг резервованих даних
- надійність зберігання даних
- способи резервування даних
